Pakkumiste ja lepingute koostamine: hinnapäringust allkirjani

Lühike vastus: pakkumiste ja lepingute koostamise automatiseerimine tähendab kvalifitseeritud hinnapäringu viimist allkirjastatud lepinguni ilma et keegi ehitaks hinna tabelisse uuesti kokku või tipiks kokkulepitud tingimusi dokumenti ümber. Sellel on neli etappi ja enamik ettevõtteid automatiseerib esimesena viimase.

Viimane etapp on dokument. See on kõige nähtavam, seega saab tema ka tarkvaraeelarve. Majja tuleb pakkumiste tööriist, mallid näevad paremad välja, ja pakkumine võtab endiselt kuus päeva, sest viivitus ei olnud kunagi kirjutamises.

Kus pakkumine päriselt kinni jääb

Võtke ette oma viimased kümme pakkumist. Kirjutage iga kohta välja kaks kellaaega: millal jõudis teieni kvalifitseeritud vajadus ja millal sai klient kätte dokumendi, millele sai alla kirjutada. Jagage vahepealne aeg kolmeks.

Sisemine ootus on aeg, mille päring veetis teie enda inimeste käes. Keegi pidi hinna kokku panema, marginaali kontrollima või allahindlust kinnitama. Andmete ootus on aeg, mis kulus kliendilt selliste andmete küsimisele, milleta hinda ei saanudki teha: kogused, objekti olud, süsteemid, millega tuleb liidestuda, lepingupartneri juriidiline nimi. Kalendri ootus on aeg, mille päring veetis kohtumist oodates, sest enne seda ei tahtnud keegi numbrit välja öelda.

Lugege kellaaegu, ärge hinnake mälu järgi. Hinnang teeb esimese ämbri ilusaks ja peidab kaks ülejäänut. Pakkumine ei olnud aeglane kirjutada. Ta oli aeglane kirjutatavaks saama, ja see on teine mure. Ilusam mall ei puuduta seda.

Esimene etapp: koguge vajalikud andmed üks kord

Pakkumiseks on vaja väikest hulka andmeid ja iga kord samu. Enamik ettevõtteid kogub neid kolm korda: esimest korda kodulehe vormis, teist korda kaardistaval kõnel ja kolmandat korda siis, kui hinna kokkupanija avastab, et kaks esimest korda räägivad erinevat juttu.

Pange üleandmise kuju paika enne, kui hakkate järgmisi samme automatiseerima. Nimetage väljad, milleta hinda teha ei saa, tehke kvalifitseerimise samm nende täitmise eest vastutavaks ja ärge alustage hinnastamist kirjega, kus üks neist puudub. Just see keeldumine ongi automaatika. See tundub takistusena ja võtab päevi maha.

Täitke ette kõik, mida avalikud andmed juba teavad. Äriregister annab ühe tunnuse järgi ettevõtte ärinime, registrikoodi ja juhatuse liikmed, seega on kliendi palumine oma registriandmeid teie vormi tippida küsimus, mille võite kustutada. Iga kustutatud küsimus on üks ootus vähem, mida taga ajada.

Pange kirja ka see, mis juhtub siis, kui klient mõnda vastust ei tea. Osa vastuseid ei ole kliendil olemas ja nende ootamine peatab terve voo. Kirjeldage nende jaoks eeldus, millega te hinnastate, ja märkige dokumendile, et see eeldus kehtib. Nii liigub pakkumine edasi ka poolikute andmetega, ilma et keegi peaks numbrit välja mõtlema.

Kui kitsaskoht on juba varem, ehk sissetuleva päringu enda juures, siis see on eelmine etapp ja me kirjutasime sellest eraldi loos müügiprotsessi automatiseerimine. Parandage kõigepealt päringutele vastamine, kui päringud jäävad üleöö vastuseta. Kolm päeva hiljem vastatud kliendile kiiremini pakkumise tegemine ei muuda midagi.

Teine etapp: hind tuleb reeglist, mitte mälust

See etapp otsustab, kas ülejäänut saab üldse automatiseerida, ja just selle jätavad ettevõtted vahele.

Pange kirja, mida te müüte, nimetatud ridadena. Iga rea juurde käib reegel: alushind, ühik, millega ta kasvab, ning tingimused, mis numbrit muudavad. Kaugus, kogus, kiireloomulisus, ligipääs objektile, liideste arv, toe lahtiolekuaeg, mis iganes teie kulu päriselt liigutab. Seejärel pange kirja allahindluse vahemikud ja see, kes millise vahemiku kinnitada tohib.

Kui see kirjeldus olemas on, juhtub kaks asja. Pakkumised lakkavad omavahel vaidlemast, mis on vaikne kulu, mida keegi ei mõõda enne, kui klient kaht teie hinda kõrvuti võrdleb. Ja dokumendikiht muutub kirjutamise asemel kokkupanemise sammuks, sest nüüd on midagi kokku panna.

Kuni reeglit ei ole, on iga pakkumine uus hinnang ja ükski tööriist ei oska hinnangut kokku panna. Ettevõte, kes ostab pakkumiste tarkvara enne hinnakirja kirjapanekut, saab kalli tööriista dokumentide vormistamiseks. Sama viga ostja poolelt vaadatuna on kirjas loos kuidas AI-pakkumisi võrrelda: pakkumine, mis ei näita oma arvutust, peidab seda.

Jätke otsustamist nõudvad kohad reeglist teadlikult välja. Kõik, mida te tingimusena kirja panna ei suuda, on inimese otsus, ja selle märkimine on kavandatud valik, mitte auk.

Kolmas etapp: dokumendi kokkupanek

Nüüd tuleb kokkupaneku samm. Võtke hinnastatud read, kliendi juriidiline nimi, iga müüdava rea sisukirjeldus ja tüüptingimused. Pange dokument kokku. Miski siin ei tohiks nõuda, et inimene tipiks ümber numbrit, mis on juba mõnes süsteemis olemas.

Kaks reeglit hoiavad selle etapi tervena. Esiteks, igal faktil üks allikas. Kui rea hind elab korraga hinnakirjas ja malli lõigus, lähevad need lahku, ja kliendi ees võidab lõik. Teiseks, versioonige tingimusi. Kui teie tüüptingimused muutuvad, peate teadma, milline pakkumine läks välja millise versiooniga, ja ainus usaldusväärne viis on märkida versioon dokumendile endale.

Keelemudel aitab siin ja tema kasulik töö on kitsas. Ta oskab hästi teha struktuursest sisukirjeldusest konkreetsele kliendile loetava teksti ja kirjutada kokkuvõtte. Ta ei oska otsustada hinda, ja mudel, kes numbri välja mõtleb selle asemel et see ette loetud kirjest võtta, on viga, mitte võimalus. Andke mudelile hinnastatud kirje ja laske tal kirjutada numbrite ümber, mitte kunagi nende asemel.

Näidake kliendile arvutus lahti. Rida, ühik, kogus ja summa eraldi ridadel loeb ostja ise üle ja saab võrrelda. Üks koondnumber sunnib teda küsima, ja iga küsimus on üks ring juurde. Läbipaistev arvutus ei tähenda oma hinnaloogika ära andmist, vaid seda, et ostja ei pea teie oma kokku arvama.

Kui valite valmislahenduse ja oma reeglite järgi ehitatu vahel, siis selle valiku kohta on eraldi lugu: Make, n8n ja Zapier kõrvuti võrdleb, mida valmisplatvormid ise ära teevad. Ostke standardne osa. Tellige ainult see osa, mis paneb kirja, kuidas teie päriselt hinda kujundate.

Neljas etapp: kooskõlastus ja allkiri

Kooskõlastus on suunamine. Allahindlus kokkulepitud vahemiku sees läheb otse välja. Allahindlus sellest väljaspool läheb nimeliselt sellele inimesele, kes seda vahemikku omab, koos tähtaja ja tähtaja möödumisel käivituva meeldetuletusega. Suurem osa kooskõlastuse viivitusest ei ole eriarvamus, vaid päring, mis istub kellegi postkastis ilma kellata.

Allkiri on juriidiline samm, mitte vormistuse samm, ja tasub teada, millel te seisate. Euroopa Liidus annab eIDAS-määrus kvalifitseeritud e-allkirjale sama õigusliku tähenduse mis omakäelisele allkirjale ja ütleb, et allkirja ei tohi tunnistada kehtetuks ainult seetõttu, et see on elektrooniline. Eestis on riiklik allkirjastamise ja isikutuvastuse tarkvara kirjeldatud lehel id.ee, mistõttu on siinsel ettevõttel see samm tavaliselt juba lahendatud.

Ärge unustage pakkumise kehtivusaega. Kui dokumendil on lõppkuupäev, saab meeldetuletuse panna kella külge: meeldetuletus mõni päev enne kehtivuse lõppu läheb välja ise ega sõltu sellest, kas müügiinimesel on parasjagu vaba hetk. Ilma kehtivusajata jääb pakkumine igaveseks lahti ja keegi ei tea, kas selle juurde tuleb tagasi tulla või mitte.

Praktiline hoiatus: konkreetsetel lepinguliikidel on endiselt oma vorminõuded ja valdkonna reeglid võivad lisada veel. Kontrollige enne seda, kui paberi täiesti kaotate, üle need, mis teie enda lepinguid puudutavad. Üldreeglis õigus ja ühes reguleeritud dokumendis eksimine on kallis viis õigus olla.

Veel üks piir. Pakkumise kirje sisaldab isikuandmeid: nimed, otsekontaktid, mõnikord allakirjutaja isikuandmed. Isikuandmete töötlemise põhimõtted, sealhulgas nõue koguda ainult seda, mida eesmärk vajab, on kokku võetud Andmekaitse Inspektsiooni juhistes. See on ühtlasi hea toimetamisreegel vormide jaoks. Kui väli ei muuda kunagi hinda ega jõua kunagi lepingusse, lõpetage selle küsimine.

Mis peab jääma inimese otsustada

Töö maht ja sisu. Iga allahindlus väljaspool avaldatud vahemikku. Iga tähtaeg, mida teostav meeskond ei ole kinnitanud. Iga mittestandardne juriidiline tingimus. Kõik, kus vale vastus maksab raha, mida tagasi ei saa, ja pakkumises tähendab see kõike, mis lõpuks siduvaks muutub.

Automaatika tohib andmeid koguda, avaldatud reeglit rakendada, dokumendi kokku panna, selle kooskõlastusse suunata ja allkirja graafiku alusel meelde tuletada. Ta ei tohi mahtu välja mõelda ega kokku leppida tingimustes, mida keegi lugenud ei ole. Joonistage see piir enne ehitamist kirja, sest just tema otsustab, kui suure osa voost saab rahulikult omapead jätta.

Nelja nädala järjekord, mis kinni ei jää

Esimene nädal, mõõtke. Kümme pakkumist, kaks kellaaega igaühe kohta, kolm ämbrit. Ärge veel midagi muutke. Te otsite, milline ämber on suurim, ja vastus ei ole korrapäraselt see, mida meeskond ennustab.

Teine nädal, kirjutage hinnakiri. Nimetatud read, igaühel reegel, tingimused, mis numbrit muudavad, ning allahindluse vahemikud koos omanikega. See nädal ei vaja üldse tarkvara ja just tema teeb kõik järgmised nädalad võimalikuks.

Kolmas nädal, parandage suurim ämber ja ainult tema. Kui see on andmete ootus, kärpige vormi välju ja täitke äriregistrist ette. Kui see on sisemine ootus, andke igale kooskõlastusele nimeline omanik, tähtaeg ja tähtajajärgne meeldetuletus. Kui see on kalendri ootus, mõelge läbi, millise kohtumise saab asendada kirjaliku vastusega.

Neljas nädal, pange kokku ja suunake. Nüüd koostage dokument hinnastatud kirjest, versioonige tingimused ja pange allkirjasamm samale kellale, millel on kõik ülejäänu. Seejärel mõõtke järgmise pakkumiste hulga pealt samad kümme numbrit. Kui soovite, et esimene nädal mõõdetaks teie enda tehingute pealt, mitte ei hinnataks pealt, on selleks meie tasuta AI-audit.

Mis see teema ei ole

Kui teie küsimus on, kuidas päringule üldse vastata ja otsustada, kas seda tasub hinnastada, siis see on müügiprotsessi automatiseerimine ja see samm käib sellest voost ees. Kui küsimus on, mis juhtub pärast allkirja, kui uuest kliendist peab saama töötav konto, siis see on kasutajate onboardingu automatiseerimine. Kui küsimus on tarnijate arvetes, mis jõuavad teie enda lauale, siis see on arvete töötlemise automatiseerimine ja see on ostja poole voog, mitte müüja oma. Kui te ei tea, kummast otsast oma ettevõttes üldse alustada, siis kust teie äris raha lekib võtab selle valiku ette laiemalt.

Kui soovite, et need kolm ootenumbrit mõõdetaks teie enda kümne viimase pakkumise pealt, mitte ei hinnataks pealt, on selleks tasuta audit. Kirjutage meile, kuidas hinnapäring täna teieni jõuab, ja me kaardistame, kuhu päevad päriselt kaovad.